O Serviço de Aprovisionamento do Centro Hospital Barreiro Montijo (CHBM) renovou novamente a sua certificação pelo sistema de "gestão e controlo de stocks e aquisição de bens e serviços”, através da norma ISO 9001:2015. Conheça o trabalho desenvolvido por esta equipa!
Missão e equipa
O Serviço de Aprovisionamento tem como missão disponibilizar, de um modo permanente, os bens e serviços necessários e adequados ao regular funcionamento do Centro Hospitalar Barreiro Montijo (CHBM), em quantidade, qualidade, no momentooportuno, ao menor custo e com a segurança desejada.
Com uma equipa composta por 19 colaboradores, o Serviço de Aprovisionamento é responsável pelo planeamento das necessidades, em colaboração com os serviços utilizadores/clientes internos; a gestão administrativa e económica de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços e de obras públicas, em conformidade com as disposições legais; e a gestão e controlo dos stocks, designadamente o desenvolvimento das ações de gestão administrativa, económica e física dos stocks. É ainda responsável por negociar as condições mais vantajosas para a organização, no âmbito das consultas efetuadas e dos procedimentos de aquisição aprovados, em aplicação dos métodos e técnicas de mercado concorrencial.
Projeto de logística e certificação
O Serviço de Aprovisionamento encontra-se certificado desde 2009 através da norma ISO 9001:2008, pelo sistema de "gestão e controlo de stocks e aquisição de bens e serviços”, tendo no ano passado renovado uma vez mais a sua certificação, atualizando o referencial para a norma ISO 9001:2015.
Em 2007 o Serviço de Aprovisionamento apostou na área da logística, tendo implementado um Projeto Integrado de Logística Hospitalar, que passou pela beneficiação do seu armazém e reformulação do processo logístico, através do sistema e-kanban.
Este sistema veio permitir a eficiência na gestão de stocks e dos consumos registados, sobretudo de dispositivos médicos (DM). Todos os produtos consumidos passaram a ser registados online, através de um terminal móvel (PDA). Consequentemente a informação é devolvida ao armazém e o sistema produz os alertas da quantidade de material a repor nos serviços, com base nos níveis acordados, ou o ajustamento em função das necessidades do serviço e/ou dos objetivos do CHBM. Os produtos são posteriormente reposicionados por colaboradores do Serviço de Aprovisionamento, em armários nos serviços requisitantes, libertando os enfermeiros para outras tarefas.
Este modelo de reposição está implementado em 69 serviços clínicos/armazéns periféricos do CHBM, permitindo reduzir os stocks existentes nos serviços e no Armazém Geral; e rentabilizar os recursos humanos e materiais evitando desperdícios. Garante, ainda, a existência de um inventário permanente dos materiais existentes.
Presentemente, o CHBM encontra-se a implementar um upgrade no seu modelo logístico, o que implica maior capacidade de registos no momento da receção, para garantir a rastreabilidade dos dispositivos médicos. Os PDA serão atualizados para sistema Android, resolvendo alguma insatisfação atual dos seus clientes, uma vez que estes terminais móveis têm 11 anos de utilização pelo que já estão obsoletos.
Inovação e reconhecimento
O Serviço de Aprovisionamento do CHBM foi o primeiro serviço do Serviço Nacional de Saúde (SNS) a obter a certificação pelo referencial ISO e o segundo a implementar o modelo logístico e-kanban. Foi, ainda, o primeiro a implementar o programa de custeio ao doente no Bloco Operatório (referenciado pelo Tribunal de Contas como boa prática) e respetivo modelo logístico de bens consignados. Recentemente, o Serviço de Aprovisionamento foi de novo reconhecido, ao receber o “Prémio Mais Participativo”, atribuído pelos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS).
“Estes projetos e o reconhecimento do trabalho desenvolvido são muito motivadores para as equipas, para a gestão intermédia e para os Conselhos de Administração. Continuamos a investir numa gestão estratégica, abordando este Serviço numa perspetiva multidisciplinar - logística, técnica, económica e jurídica - tendo em conta os princípios da eficiência e eficácia na realização da despesa e da proporcionalidade”, refere a Diretora do Serviço de Aprovisionamento, Dra. Vanessa Ramos Paulino. E acrescenta: “Continuaremos a manter esta nossa visão, com particular enfoque no cliente, numa perspetiva de manter os resultados de satisfação obtidos nos últimos anos, mantendo uma atitude de responsabilização e envolvimento.”
Benchmarking com outros hospitais do SNS
Todos os meses um Grupo de Benchmarking em Aprovisionamento, composto atualmente por dez hospitais, reúne com o objetivo de identificar boas práticas, analisar matérias de elevada complexidade, estudar o impacto da entrada em vigor de normas e procedimentos legais relacionados com a aquisição de bens e serviços, permitindo ainda a reflexão sobre matérias de índole organizacional e operacional, próprias da função logística das unidades hospitalares.
Na génese deste projeto esteve o trabalho desenvolvido desde 2014 pelo Serviço de Aprovisionamento do CHBM com os outros hospitais da Península de Setúbal (Centro Hospitalar de Setúbal e Hospital Garcia de Orta), de contratação conjunta de vários bens e serviços, permitindo obter economias de escala com impacto financeiro relevante para todas as Instituições envolvidas.
Considerando as mais valias já alcançadas com este trabalho conjunto, o Serviço de Aprovisionamento do CHBM impulsionou o alargamento deste grupo de trabalho, tendo convidado outras unidades hospitalares do SNS para integrarem o “Grupo de Benchmarking em Aprovisionamento”. Atualmente, este Grupo conta já com 11 entidades hospitalares: Centro Hospitalar Barreiro Montijo; Hospital Garcia de Orta, Centro Hospitalar de Setúbal, Unidade de Saúde Local do Norte Alentejano, Unidade de Saúde Local do Baixo Alentejo, Hospital Distrital de Santarém, Hospital Prof. Doutor Fernando da Fonseca, Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, IPO de Lisboa, Instituto de Oftalmologia Dr. Gama Pinto e Centro Hospitalar do Oeste.
O Grupo de Benchmarking em Aprovisionamento é um projeto inovador que promove a melhoria contínua das organizações e a aprendizagem conjunta dos profissionais, em prol da satisfação eficaz das necessidades de bens e serviços essenciais à missão das unidades hospitalares envolvidas, contribuindo ainda para a eficiência e sustentabilidade destas Instituições.